社内イベントや研修をオンライン配信する際、配信会社との打ち合わせでは企画内容や当日の進行に意識が向きがちです。ただ、実は視聴する側の社内環境が、配信の成否を大きく左右します。特に全国の拠点や在宅勤務者が同時に視聴するような配信では、社内側の情報が整理されていないことが原因で、当日になって初めてトラブルが発覚するケースも少なくありません。今回は、配信会社に相談する前に、社内側で整理しておきたい3つのポイントを紹介します。
なぜ社内側の情報が必要なのか
配信会社は、当日の撮影・配信オペレーションのプロですが、視聴する側の社内ネットワーク環境までは把握できません。視聴人数や拠点数、社内のネットワーク構成によって、適した配信方式や視聴環境は変わってきます。この部分の情報が事前に共有されていないと、打ち合わせの中で確認のやり取りが何度も発生したり、当日になって「特定の拠点だけ視聴できない」といった問題が判明したりすることがあります。
①視聴人数と拠点数の把握
まず整理しておきたいのが、「誰が」「どこで」視聴するのかという情報です。本社の会議室にまとめて集まって視聴するのか、それとも全国の支店や在宅勤務者がそれぞれの端末で個別に視聴するのかによって、配信会社側が提案する配信方式は変わります。拠点ごとのおおよその視聴人数が事前に分かっていると、打ち合わせの初期段階から具体的な話をしやすくなります。
②VPN・プロキシなど社内ネットワーク構成の確認
社内から外部の配信サービスに接続する際、VPNやプロキシサーバーを経由する企業も多くあります。これらの設定によっては、動画配信サービスへの通信が意図せず制限されていたり、複数拠点の通信が特定の経路に集中して帯域を圧迫したりすることがあります。ここは配信会社が直接手を入れられる領域ではないため、社内の情報システム部門に「配信当日、動画視聴の通信がどのような経路をたどるか」を事前に確認してもらっておくのがおすすめです。
③動画配信サービスへのアクセス制限の有無の確認
YouTube LiveやZoom、Teamsなど、配信に使用する予定のサービスが、社内のセキュリティポリシーによってアクセス制限されていないかも、事前に確認しておきたいポイントです。私的利用防止などの目的で動画サイトへのアクセスを制限している企業は少なくなく、この確認を怠ると、当日になって「一部の部署だけ視聴ページが開けない」という事態につながりかねません。
まとめ
配信会社との打ち合わせは、企画や機材の話に注目が集まりがちですが、実は社内側の視聴環境の情報が、当日のトラブルを左右する重要な要素です。①視聴人数と拠点数、②VPN・プロキシなどのネットワーク構成、③動画配信サービスへのアクセス制限、この3点を情報システム部門とも連携しながら事前に整理しておくことで、配信会社との打ち合わせがスムーズに進み、当日のトラブルを未然に防ぎやすくなります。
社内配信の進め方や機材構成のご相談も含めて、配信に関するお困りごとがあればお気軽にお問い合わせください。
